Kaufleute für Büromanagement

Die Ausbildung erfolgt im Rahmen des dualen Systems. Die praktische Ausbildung findet im Ausbildungsbetrieb statt, während - parallel dazu - die theoretische Ausbildung an ein bis zwei Berufsschultagen in den Fachklassen am Berufskolleg Volksgartenstraße erfolgt.

 

1 Betätigungsfelder

Der Kaufmann/die Kauffrau für Büromanagement ist für unterschiedlichste Büro- und Geschäftsprozesse verantwortlich. Zu ihren Aufgaben gehören die Bereiche Auftragsbearbeitung, Beschaffung, Rechnungswesen, Marketing und Personalverwaltung. Bereits während der Ausbildung ist eine Qualifizierung für bestimmte Tätigkeitsschwerpunkte möglich.
Kaufleute für Büromanagement finden Beschäftigung im öffentlichen Dienst, in Industrie und Handel sowie im Handwerk.

2 Aufgaben und Anforderungen

Kaufleute für Büromanagement sind vorwiegend in Büroräumen am Computer sowie in Besprechungszimmern tätig. Bei der späteren Arbeit in Personalabteilungen, Sekretariaten, Vertriebsabteilungen oder im Einkauf bestehen die Tätigkeitsbereiche hauptsächlich in der schriftlichen Korrespondenz, in Beratungs- und Betreuungsaufgaben sowie der Arbeit mit modernen EDV-Systemen. Kaufleute für Büromanagement arbeiten in den Verwaltungsabteilungen von Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche oder im öffentlichen Dienst.

Gute Kenntnisse in Deutsch und Mathematik sind für den Schriftverkehr mit Geschäftspartnern/Geschäftspartnerinnen und für Berechnungen wichtig. Besonders in international tätigen Unternehmen sind Fremdsprachenkenntnisse, speziell Englisch, von Vorteil. Der Erwerb der notwendigen wirtschaftlichen Grundkenntnisse, um z.B. Jahresabschlüsse zu analysieren oder Vertragsverhandlungen rechtssicher zu führen, sind Teil der Ausbildung. Die erforderlichen EDV-Kenntnisse in den Bereichen Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation werden in der Berufsschule vermittelt. Grundlegende Kenntnisse im Umgang mit moderner EDV erleichtern den Zugang.

3 Dauer der Ausbildung und Verkürzungsmöglichkeiten

Die Regelausbildungsdauer beträgt 3 Jahre.

Abiturienten und Schüler/innen mit Fachhochschulreife (schulischer Teil) können mit ihrem Ausbildungsbetrieb eine Verkürzung der Ausbildungsdauer auf zwei oder zweieinhalb Jahre im Ausbildungsvertrag vereinbaren.

Außerdem besteht bei vereinbarter Regelausbildungsdauer die Möglichkeit, die Ausbildung durch eine vorgezogene Abschlussprüfung zu verkürzen. Hierfür sind folgende Voraussetzungen während der Ausbildung zu erfüllen:

  • Die Leistungen der/des Auszubildenden müssen in den Fächern des berufsbezogenen Bereichs der Berufsschule im Durchschnitt mit mindestens gut (2,49 oder besser) bewertet werden.
  • Die betrieblichen Leistungen der/des Auszubildenden rechtfertigen die vorzeitige Zulassung zur Abschlussprüfung.
  • Bei der IHK Mittlerer Niederrhein muss rechtzeitig ein Antrag auf Zulassung zur vorgezogenen Abschlussprüfung gestellt werden. Auf ihrer Homepage informiert die IHK Mittlerer Niederrhein über die Antragsfristen und stellt ein entsprechendes Antragsformular zum Download bereit.

4 Praktische Ausbildung

Rechtsgrundlage: Verordnung über die Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement und zur Kauffrau für Büromanagement vom 11. Dezember 2013

Im Ausbildungsbetrieb lernen angehende Kaufleute für Büromanagement während der gesamten Ausbildungszeit:

  1. Berufsbildung
  2. Vorschriften über Arbeits-, Sozial-, Mitbestimmungs-, Tarif- und Beamtenrecht
  3. Sicherheit und Umweltschutz bei der Arbeit
  4. Wirtschaftliches und nachhaltiges Denken und Handeln
  5. Qualitätsorientiertes Handeln in Prozessen
  6. Kooperation und Teamarbeit
  7. Anwenden einer Fremdsprache bei Fachaufgaben

Vom 1. bis zum 15. Ausbildungsmonat sind folgende Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten zu vermitteln

  1. Informationsmanagement
  2. Informationsverarbeitung
  3. Stellung, Rechtsform und Organisationsstruktur
  4. Datenschutz und Datensicherheit
  5. Informationsbeschaffung und Umgang mit Informationen
  6. Bürowirtschaftliche Abläufe
  7. Koordinations- und Organisationsaufgaben
  8. Arbeitsplatzergonomie
  9. Beschaffung von Material und externen Dienstleistungen
  10. Produkt und Dienstleistungsangebot

Vom 16. bis zum 36. Ausbildungsmonat sind folgende Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten zu vermitteln:

  1. Kundenbeziehungsprozesse
  2. Auftragsbearbeitung und -nachbereitung
  3. Personalbezogene Aufgaben
  4. Kaufmännische Steuerung
  5. Kommunikation

In einem Zeitraum von jeweils fünf Monaten sind die Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten aus zwei der ausgewählten Wahlqualifikationen zu vermitteln:

  1. Auftragssteuerung und -koordination
  2. Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
  3. Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
  4. Einkauf und Logistik
  5. Marketing und Vertrieb
  6. Personalwirtschaft
  7. Assistenz und Sekretariat
  8. Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
  9. Verwaltung und Recht
  10. Öffentlich Finanzwirtschaft

5 Theoretische Ausbildung

Rechtsgrundlagen:


Die Berufsschule wird im ersten und zweiten Ausbildungsjahr an zwei Tagen in der Woche besucht. Im dritten Ausbildungsjahr findet der Berufsschulunterricht an einem Wochentag statt.

Der berufsbezogene Unterricht ist strukturiert in Lernfelder, die in den Bündelungsfächern "Büroprozesse", "Geschäftsprozesse" sowie "Steuerung und Kontrolle" zusammengefasst sind. Hinzu kommen der berufsbezogene Unterricht in der Fremdsprache Englisch sowie der Unterricht in den berufsübergreifenden Fächern Deutsch, Politik, Religion und Sport.
Nachfolgend ein Beispiel für eine mögliche Stundentafel mit den Unterrichtsstunden pro Schuljahr bei 40 Unterrichtswochen:

Kauffrau für Büromanagement/Kaufmann für Büromanagement
Bündelungsfächer, Lernfelder und Unterrichtsstunden
Bündelungsfächer Lernfelder
Nr. Lernfeldinhalte Std.
1. Jahr
Büroprozesse 1 Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten
und den Betrieb präsentieren
40
2 Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren 80
Geschäftsprozesse 3 Aufträge bearbeiten 80
4 Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen 120
2. Jahr
Büroprozesse 8 Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen 180
Geschäftsprozesse 5 Kundenakquirieren und binden 80
7 Gesprächssituationen gestalten 40
Steuerung und Kontrolle 6 Wertströme erfassen und beurteilen 80
3. Jahr
Büroprozesse 11 Geschäftsprozesse darstellen und optimieren 40
12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren 40
Geschäftsprozesse 13 Ein Projekt planen und durchführen 40
Steuerung und Kontrolle 9 Liquidität sichern und Finanzierung vorbereiten 80
10 Wertschöpfungsprozesse erfolgsorientiert steuern 80

6 Prüfungen

Das bisherige System aus Zwischen- und Abschlussprüfung entfällt. Die Abschlussprüfung zum Kaufmann/zur Kauffrau für Büromanagement erfolgt in zwei Teilen ("gestreckte Abschlussprüfung"). Die Prüfungen können in Abhängigkeit vom Ausbildungsvertrag bei der IHK oder der Handwerkskammer abgelegt werden. Der 1. Teil der Abschlussprüfung erfolgt nach 18 Monaten, Teil 2 kurz vor Ende der Ausbildung.

Teil 1 der Abschlussprüfung:
Prüfungsbereich: Informationstechnisches Büromanagement

  • nach 18 Monaten auf Basis der Ausbildungsinhalte der ersten 15 Monate
  • Gewichtung: 25 %; Dauer: 120 Minuten
  • Nachweis: Büro- und Beschaffungsprozesse im Rahmen eines ganzheitlichen Arbeitsauftrages organisieren und kundenorientiert bearbeiten; unter Anwendung von Textverarbeitung und Tabellenkalkulation recherchieren, dokumentieren und kalkulieren
  • Berufstypische Aufgaben schriftlich computergestützt bearbeiten

Teil 2 der Abschlussprüfung:

  • Prüfungsbereich 1: Kundenbeziehungsprozesse
    • berufstypische Aufgaben, die zum Teil durch selbst formulierte Antworten, zum anderen Teil im Multiple-Choice-Verfahren zu lösen sind, Dauer: 150 Minuten
    • Gewichtung: 30 %
  • Prüfungsbereich 2: Fachaufgabe in der Wahlqualifikation
    • fallbezogenes Fachgespräch von max. 20 Minuten Dauer:
      Variante a): auf Grundlage einer selbst durchgeführten, betrieblichen Fachaufgabe oder
      Variante b): auf Grundlage einer vom Prüfungsausschuss gestellten praxisbezogenen Fachaufgabe, aus dem Bereich der Wahlqualifikationen, wobei der Prüfling aus zwei Aufgaben eine auswählen darf
    • Gewichtung: 35 %
  • Prüfungsbereich 3: Wirtschafts- und Sozialkunde
    • berufstypische Aufgaben, die Lösungen erfolgen im Multiple-Choice-Verfahren, Dauer 60 Minuten
    • Gewichtung: 10 %

7 Abschlüsse

Der Berufsschulabschluss wird unabhängig vom Berufsabschluss erworben, wenn die Leistungen den Anforderungen entsprechen.


Auszubildende erwerben mit dem Berufsschulabschluss die Fachoberschulreife, wenn sie

  1. eine Berufsschulabschlussnote von mindestens 3,0 erreichen,
  2. die Berufsabschlussprüfung bestehen und
  3. die notwendigen Englischkenntnisse nachweisen.

Schülerinnen und Schüler, die neben den vorgenannten Bedingungen eine Berufsschulabschlussnote von mindestens 2,5 erreichen, erwerben darüber hinaus die Berechtigung zum Besuch der gymnasialen Oberstufe.


Neben dem Abschlusszeugnis der Berufsschule erhalten Sie nach erfolgreicher Kammerprüfung das Berufsabschlusszeugnis "Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement".

8 Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Eine berufliche Ausbildung ist der erste Schritt ins Berufsleben. Verschiedenartige Weiterbildungseinrichtungen eröffnen den Kaufleuten für Büromanagement weitere berufliche Perspektiven. Ein großes Angebot an Lehrgängen, Kursen oder Seminaren bietet die Möglichkeit, sich zu spezialisieren, zum Beispiel im Bereich Finanz- und Rechnungswesen, Lohnbuchhaltung oder Desktop-Publishing.

Unter bestimmten Voraussetzungen, z.B. bei mehrjähriger Berufserfahrung, sind verschiedene Fort- und Weiterbildungen möglich, u. a. zum/zur

  • Ausbilder/-in (verantwortlich für die Ausbildung von Auszubildenden)
  • Bürofachwirt/-in
  • Betriebswirt/-in
  • Fachkaufmann/Fachkauffrau für Büromanagement
  • Personalfachkaufmann/-frau.

9 Nützliche Links

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